Förstå framtiden först

Nyhet

”Ax-till-limpa” eller ”hungrig-till-mätt”?

Det finns ett antal uttryck för att beskriva en verksamhets processer och flöden från början till slut. Hage-till-mage, jord-till-bord och ax-till-limpa är tre exempel. Som vardagliga uttryck kan de möjligtvis fungera, men om man tänker använda dem i samband med verksamhetsutveckling så behöver man först fundera på vad de står för.

Ax-till-limpa (och liknande uttryck) betonar transaktion, förflyttning och materialflöde. Avgränsningen är förflyttningar från leverantör till kund. Men processer går inte från leverantör till kund, de går från kund till kund – från behov till tillfredsställt behov. Istället för ax-till-limpa behöver man tänka och använda hungrig-till-mätt (och belåten om man vill vara petig) när man definierar och avgränsar processer. Då sätts fokus på behov, kund, värdeskapande etc snarare än på transaktioner.

SIPOC missar varför arbetet ska utföras

Tyvärr har många blivit rekommenderade att använda verktyget SIPOC för att definiera processer. SIPOC är en akronym som står för Supplier, Input, Process, Output och Customer. Med en enkel mall bestående av fem kolumner uppmuntras användaren att lista en process leverantörer (S), allt som ”går in” i processen (I), de viktigaste processtegen (P), vad som går ut ur processen (O) och vilka kunderna är (C). Både inom Lean och SixSigma rekommenderas olyckligtvis användningen av SIPOC.

Googla SIPOC och du finner uttråkande exempel på hur mallen använts för att beskriva ”feed the dog”, ”the pizza process”, ”making tea” osv. Enkla exempel vars syfte såklart är att demonstrera principen för SIPOC men som också visar bristerna. SIPOC klarlägger vad som krävs för att kunna utföra ett visst arbete och vad det leder till men det hjälper inte användaren att förstå varför arbetet ska utföras och vilket behov som ska tillgodoses.

Te till kaffedrickare

Man hittar inga ifyllda SIPOC-mallar där behovet som triggar en process framgår. Om man beskriver exempelvis ”att laga te” (det kanske vanligaste exemplet, vill man döda intresset för processer?) så lockas man att beskriva att det minsann både behövs kompetens, tepåsar, vatten och värmekälla. Och resultat är inte bara te, det är också använda tepåsar och restvärme. Googla på SIPOC och tea och du får tillräckligt många exempel för att söva den mest sömnlöse. Det enda roliga med dessa exempel är att tänka sig att när mannen serverar sin fru te (för så går det till i alla exempel) så blir frun förbannad och utbrister ”kommer du med te nu igen, jag dricker bara kaffe!”. Varpå mannen försvarar sig ”men jag kan ju laga te, och vi hade tepåsar, vatten i kranen och elräkningen är betald så jag hade alla förutsättningar, men ok, jag häller ut ditt te idag också.” (Dock ska sägas att på en detaljerad nivå och i en produktionsmiljö kan frågor som ”och vad gör vi med de begagnade tepåsarna?” vara intressanta att upptäcka på delprocess- eller aktivitetsnivå.)

För att definiera och avgränsa processer är SIPOC direkt felaktigt och användningen är dessvärre ett tecken på att man missat processynsättet. Med den grund som SIPOC ger faller logiken i det fortsatta processarbetet som ett korthus.

Tänk "hungrig till mätt"

Tänk hungrig-till-mätt och gör det konsekvent. En bra tumregel att ta till hjälp för att avgöra om det verkligen är en process man definierat är att ställa frågan: hur lång är ledtiden för denna process? Frågan behöver inte vara viktig, ledtiden är inte avgörande för många processer, men om processen definierats rätt så kommer frågan att kännas relevant. En restauranggäst som undrar ”om jag beställer pannkakor med sylt, när kan jag börja äta?” väcker ingen större förundran. Men om processen definierats tokigt så kan motfrågan bli: ”varför i hela fridens dar skulle någon vilja veta det?” Det kan innebära att man istället definierat något som är mindre än en hel process (”om jag beställer pannkakor, när knäcker ni då äggen?”). Eller så har man definierat något som är längre än en hel process, dvs man har kombinerat delar av två processer (”om jag beställer pannkakor hos er, när tömmer ni diskmaskinen?”). Om det verkligen är en process man definierat så finns det ett grundläggande samband mellan start- och slutpunkt, processer går från ”hungrig till mätt”.

"Ax till limpa" kommer med

Det fina är att om man beskriver en process i formen hungrig-till-mätt så kommer beskrivningen även att innehålla ax-till-limpa, dvs man kommer att kunna förstå exempelvis hur material tillförs processen eller förflyttas inom densamma. Men om utgångspunkten är ax-till-limpa så kommer beskrivningen inte att säga något om varför procesen finns till, vilket behov som triggar den osv. Värdeperspektivet har gått förlorat och då har man också lämnat processynsättet.

 

Texten kommer ursprungligen från www.andersljungberg.nu

Mer information

Läs mer om Processbaserad ledning och utveckling av verksamheter
Läs mer om våra utbildningar inom processbaserad verksamhetsutveckling
Eller kontakta Anders Ljungberg, 010-456 57 81.