5 tips för att lyckas med din förändringskommunikation

2018-06-29
Verksamhetsutveckling
Verksamhetsutveckling

Vässa verksamhetens förändringskommunikation för att få med dig medarbetarna och ta förändringen fullt ut.

I ett förändringsarbete är kommunikationen en viktig del. Oavsett om du ska genomföra en förändring i en offentlig eller privat verksamhet så handlar det i slutändan om att få med sig människorna. Lyckas du inte med det är chansen stor att förändringen inte tas fullt ut eller rent ut av misslyckas. Är kommunikationen planerad och väl genomtänkt skapar du förutsättningarna för ett lyckat förändringsarbete.

Förändringskommunikation är enkelt förklarat planerade kommunikationsinsatser som syftar till att få människor att förstå och bidra till en förändring. Om medarbetarna förstår syftet med förändringen och känner sig delaktiga så nås nästan alltid målen med förändringen.

Vi har listat 5 punkter som är viktiga att ta med vid planering för verksamhetens förändringskommunikation:

1. Var transparent och tydlig

Det är viktigt med transparens och tydlighet för att reducera risken för ryktesspridning bland verksamheten och dess kunder. Vissa förändringar påverkar nämligen inte bara medarbetarna utan även kunderna på olika sätt. Felaktig och svårtolkad information kan orsaka stress, rädsla och irritation hos medarbetare vilket kan leda till en motreaktion.

2. Skapa samsyn och förståelse för förändringsarbetet

För att få alla att dra åt samma håll är det viktigt att skapa en samsyn kring förändringsarbetet. Man måste skapa förståelse för bolagets riktning samt den roll medarbetarna har i verksamheten. Att kartlägga och visualisera verksamhetens processer kan göra det lättare för varje medarbetarna att förstå sin roll i helheten.

För att skapa en gemensam bild av verksamheten och förändringsarbetet är det viktigt att koordinera samma budskap mellan olika kanaler och individer, något som låter enkelt men kan vara svårt att kontrollera i större verksamheter.

3. Gör medarbetarna delaktiga

Om man vill skapa en bestående förändring krävs vilja och motivation hos medarbetarna, två saker som lättare kommer till uttryck om man känner delaktighet i förändringsarbetet. Intellektuell acceptans (”Ja, detta verkar logiskt”) räcker inte alltid utan ibland behövs även en känslomässig acceptans (”Jag vill göra detta”).

En hög delaktighet hos medarbetarna leder ofta till effektivare förändringsarbeten och bättre resultat, men viktigast av allt är att det även påverkar medarbetarnas välmående. Hur kommunikationen framförs och hur budskapet är utformat är några saker som kan påverka medarbetarnas vilja och motivation. Du måste kommunicera både fakta och känsla om du vill nå ut till medarbetarna och påverka attityder och beteenden i en förändringsprocess. I ditt planeringsarbete är det därför viktigt att tänka på hur ni ska formulera ert budskap och hur det på bästa sätt ska förmedlas.

4. Skapa förutsättningar för chefer och ledare att ta sitt kommunikativa ansvar

Den vardagliga kommunikationen som uppstår medarbetare emellan når inte alltid det team som jobbar med förändringen. Cheferna som jobbar närmst medarbetarna är en viktig länk i förändringskommunikationen. Det är dem som har den vardagliga dialogen med medarbetarna och har bäst insikt i deras arbete. Vid vissa förändringsarbeten berörs medarbetarnas arbetssätt eller arbetsuppgifter och det krävs en beteendeförändring för att genomföra förändringen. I dessa fall är det väldigt viktigt att cheferna motiverar och involverar medarbetarna i förändringsprocessen för att förändringsarbetet ska kunna tas fullt ut.

5. Förbered dig på motstånd

Förbered dig på att du kommer möta motstånd i förändringsarbetet. Människan är i grunden vanedjur som trivs med rutiner och vanor. En förändring kan upplevas skrämmande och jobbig för vissa och kan leda till att en motståndskraft skapas. Se till att ta dig tid till att lyssna på medarbetarna och ställ frågor för att försöka förstå vad motståndet bottnar i. Om du visar att du tar medarbetarnas rädslor på allvar kan du få fler att acceptera förändringen och känna trygghet i förändringsprocessen.

Jobba för att skapa trygghet och delaktighet så ökar chansen att ni får med er medarbetarna i förändringsarbetet.

Mer information

Relaterade inlägg:

Kontakta Anders Ljungberg, anders.ljungberg@trivector.se