8 framgångsfaktorer för processorientering

2019-01-28
Verksamhetsutveckling
Processer

I de flesta verksamheter pågår någon form av processorientering. Det är inte alltid det kallas så, det är inte ens säkert att den pågående processorienteringen sker medvetet. Omvärldens förändringstryck, nya influenser, nya medarbetare med nya kunskaper – en rad faktorer driver verksamheter mot en ökande grad av processorientering.

I en betydande andel organisationer drivs processorienteringen medvetet. Till målbilden hör vanligen ett kunddrivet, effektivt och engagerat samarbete över organisationsgränser. Frånvaron av sådant samarbete framstår som ett större hinder eller hot än någonsin.

Processorientering kräver ett mångfacetterat och långsiktigt utvecklingsarbete. Det är någorlunda enkelt att förklara vad processorientering syftar till (eller?) men någon större enighet om vad det egentligen innebär på en djupare nivå verkar inte finnas. Avsaknad av en tydlig definition av processorientering ger en viss frihet till den som försöker beskriva framgångsfaktorer för en sådan. Här följer i alla fall ett försök till beskrivning av åtta framgångsfaktorer. Är det de åtta viktigaste? Inte säkert. Är det de åtta enda? Säkert inte. Likväl, det är åtta viktiga framgångsfaktorer för processorientering.

  • Förstå nyttan med processynsätt och processorientering. ”Check på den” verkar många tycka. ”Jag vet vad processer och processynsättet handlar om, sedan 20 år tillbaka” säger en hel del chefer. När de istället borde säga ”Jag vet vad processer och processynsättet handlade om för 20 år sedan.” En hel del har hänt i ämnet över åren. Likväl, att ta till sig processynsättet är enkelt. Men det tar tid att bygga en egen relation och en tillräcklig förståelse för att synsättet ska kunna vägleda ens handlingar.
  • ”Har vi samma synsätt? Inte? Då behöver vi prata.” Olika synsätt kan under en tid skapa dynamik i en verksamhet. När man tröttnat på det så behöver man enas. Och för att komma dit behöver vi vanligen prata med varandra. När vi har enats så behöver vi inte prata mer om det vi är överens om; vi förstår varandra och vi kan samarbeta effektivt. Processorientering förutsätter delat synsätt, gemensam förståelse och utbredd delaktighet. För att komma dit: prata mer processer och processynsätt – tills det blir överflödigt.
  • Se verksamheten med processglasögon. Alla kan sin verksamhets organisationsstruktur, långt färre känner verksamhetens processmässiga struktur. Få saker är så meningslösa, och potentiellt skadliga, som att driva processorientering utan tillgång till en rimligt korrekt förståelse för processarkitekturen. Risig huvudprocesskarta? Glöm processorientering av någon större betydelse tills detta är löst. Om huvudprocesskartan mest används som en skojig bild så spelar det ingen roll om något fel motsvarande att ”Gotland hamnat strax utanför Göteborg” har smugit sig in. Men när man senare får för sig att mäta ledtiden för att ta sig från Göteborg till Gotland, då börjar det bli problematiskt. Kartan visar ju tydligt att en sådan resa bara tar en kort stund.
  • Relatera processorienteringen till verksamhetens mål. Det finns visserligen goda skäl till att i någon mån processorientera de flesta verksamheter. Dock, tillskriv inte processorienteringen ett egenvärde. Uthållig (för den måste vara uthållig) och framgångsrik processorientering blir relevant och lönande i vid bemärkelse då den drivs och följs upp utifrån de mål och strategier som redan identifierats som kritiska.
  • Sätt tydliga delmål och mät. När processhypen var som störst under 1990-talet (dvs långt innan aktivitetsnivån stegrade sig till någon högre nivå) så bedrevs processorientering ofta engagerat men mållöst. Processorienteringen delegerades till några få eldsjälar. Frågor till dessa av karaktären ”hur långt har ni kommit” eller ”vart ska ni” besvarades leende med fraser typ ”vet inte, men det är sååå roligt att jobba med processorientering.” Men eldsjälar brinner upp i det långa loppet om de förblir ensamma och mållösa. Sätt delmål även om slutmålet är svårdefinierat, eller kanske just därför. Skapa och kommunicera nytta kontinuerligt. Iterera tålmodigt mot visionen med stort fokus på tydliga delmål, använd ett agilt angreppssätt helt enkelt.
  • Använd! Använd! Använd! Att kartlägga och designa processer kan vara viktigt men får inte pågå någon längre tid. Det är att tänka och använda processer som gör verksamheten processorienterad. Använda i betydelsen leda och arbeta efter. I det långa loppet är det inte processägarna och hur de driver processutveckling som gör skillnad. Det är ledarna och medarbetarnas processbaserade arbetssätt som är det viktiga. Överdriven fokusering på processägare kan kanske vara nödvändigt i något skede men är i det långa loppet ett tecken på processomognad.
  • Engagera många. Väl genomförd processorientering leder till att verksamheten fungerar så förvånansvärt bra att det kan upplevas svårt att förklara, en slags vardagsmagi har då uppstått. Förklaringen brukar vara att man har fått med sig många. Det är inte få som har ändrat sig mycket utan många som ändrat sig lite. Om en majoritet av verksamhetens medarbetare tänker lite annorlunda och agerar lite annorlunda så uppstår en vardagsmagi och en sådan kraft att t.o.m. Joe Labero skulle kunna bli avundsjuk.
  • Våga. Att vara halvt processorienterad är väsentligt svårare än att vara fullt processorienterad, men inte hälften så belönande Processorientering kräver mod och övertygelse, den kan inte vara partiell eller kompromissfylld. Ännu större mod krävs för att avstå. Den traditionella hierarkiska och funktionsorienterade organisationen närmar sig sitt absoluta bäst-före-datum med allt högre hastighet. Tröghet, oförmåga att naturligt fånga omvärldens signaler, dåligt tillvaratagande av medarbetarens potential är exempel på allvarliga brister. Att våga är kanske inte så modigt som att inte våga?

Artikeln publicerades först på bloggen andersljungberg.nu

Mer information

Kontakta Anders Ljungberg, anders-ljungberg@trivector.se 010-456 57 81

Läs mer om processorientering och processorienterat arbetssätt