Automatisering av processer genom RPA

2022-05-24
Verksamhetsutveckling

Automatisering av processer genom Robotic Process Automation (RPA) är ett växande område inom verksamhetsutveckling och det är lätt att förstå varför. Men vad är viktigt att tänka på när man ska automatisera en process? Här går vi igenom fördelarna med processautomatisering och ser till att du får rätt förberedelser innan du ska automatisera en process.

Fördelarna med processautomatisering

När det kommer till att automatisera manuella och repetitiva uppgifter är det framförallt RPA man brukar tala om. Fördelarna med processautomatisering genom RPA är många; verksamheten frigör resurser och vinner tid, felen blir färre när en robot gör jobbet och det är enklare att vara konsekvent i bedömningar när den mänskliga faktorn inte är närvarande. För mer komplexa uppgifter kan man med fördel använda AI istället, där mjukvaran lär sig att fatta egna beslut baserat på tidigare erfarenhet. RPA och AI kan användas som separata mjukvarurobotar, men också tillsammans beroende på vilka behov man har.

En stor fördel med robotisering av processer är att man kan integrera flera olika tekniska system som till vardags inte direkt talar med varandra. Det är fantastiskt ur ett effektiviseringsperspektiv, men leder till en rad utmaningar om man går för snabbt på lösningen utan att först konkretisera de underliggande problemen.

Två kritiska framgångsfaktorer vid automatisering av processer

Innan du automatiserar en process med hjälp av RPA behöver du säkerställa två saker:

  1. Utveckla processen först – automatisering gör inte processen bättre

Att automatisera delar av en process innebär ren effektivisering, men det lagar inte processen i sig. Om du börjar med att automatisera processen utan att först utveckla den, konserverar du gamla arbetssätt vilket kan göra att du i värsta fall lägger stora belopp på att låsa in ineffektiva lösningar.

  1. Dina processer måste vara tydliga från början

Genom att kartlägga hur processerna ser ut idag så tvingar du fram en tydlighet i flödet. Det här gör att du dels kan föra bättre och mer konkreta diskussioner med utvecklarna av roboten i ett tidigt skede kring vad som kan och inte kan automatiseras, och du kan också ställa relevanta frågor i ditt team såsom ”Varför gör vi såhär, egentligen?” på både en övergripande och detaljerad nivå.

Ni måste därför börja med att tänka igenom och kartlägga hur processen bör se ut för att kunna möte de krav och behov som ställs. Först därefter har ni rätt förutsättningar för att automatisera delar av processen.

Om ni har tydliga och väl utvecklade processer kan RPA vara oerhört effektivt när det kommer till att öka din organisations produktivitet.

Ordlista

Nedan har vi förklarat olika begrepp som ofta kommer på tal vid automatisering av processer.

Vad är robotisering av processer?

Robotisering av processer innebär att ett datorprogram (en mjukvarurobot) automatiserar uppgifter en människa annars utför som kan men inte behöver kräva intelligens.

Vad är RPA?

Robotic Process Automation (RPA) är förmågan hos ett datorprogram att utföra repetitiva uppgifter enligt en tydlig struktur utan förmåga att själv kunna fatta egna beslut.

Vad är AI?

Artificiell intelligens (AI) är förmågan hos ett datorprogram att efterlikna mänsklig intelligens genom att själv kunna lösa problem, planera en sekvens av handlingar baserat på input den tar in från omvärlden och kontinuerligt utveckla sig själv att bli bättre.

För mer information

Kontakta Sara Holmkvist, Sara.Holmkvist@trivector.se

Om du vill ha mer kunskap om hur du utvecklar och kartlägger dina processer rekommenderar vi följande utbildningar:

Kartlägga och dokumentera processer

Utveckla processer för bestående förändring