Förbättrade arbetsprocesser ger sjuka barn hopp

2018-05-24
Verksamhetsutveckling
Processer

Tänk dig att du är inlagd på grund av psykiska besvär på en avdelning långt hemifrån. Snart har två veckor gått och du vet fortfarande inte vad som ska hända med dig, och hur länge du ska vara där. Du börjar tvivla på att vårdpersonalen kan hjälpa dig, att någon kan hjälpa dig. Tänk dig motsatsen, att du redan innan du kommer dit vet hur det fungerar på avdelningen och hur de brukar hjälpa patienter med liknande problem. Samma dag du läggs in får du vara med på ett möte där din vård planeras, där du kan säga vad du tycker och där du får veta när vårdteamet tror att du kan skrivas ut. Nu känns det lugnare, eller hur?

Just detta att minska patienternas oro och se till vad som är bäst för patienterna ligger bakom det nya arbetssättet på Region Skånes barnpsykiatriska avdelning med heldygnsvård, BUP. En akut ohållbar situation gjorde att verksamhetschef Christina Fridén våren 2015 kände sig tvungen att göra en paus av intag av nya patienter på avdelningen. En ovanlig åtgärd, men i detta fall nödvändig. Hög belastning under lång tid med delvis nya patientgrupper samt våld och hot gav en osäker miljö för både patienter och anställda. Det var tydligt att det gamla arbetssättet inte fungerade. Varken patienter eller personal mådde bra. Avdelningen behövde en andningspaus och ett omtag. Region Skånes verksamhetsutvecklare Karin Huisman Bjärenstam och Annika Nilsson Wendel föreslog då att avdelningen skulle gå över till ett processbaserat arbetssätt med patienten i fokus och bättre rutiner.

– Vi ville hitta en metod för att se patientens väg genom vården, berättar Karin. Vi har genom hela detta arbete frågat oss; vad är bäst för patienten? Och varför är detta bra för patienten? Arbetssätt som inte har patienten i fokus har vi valt att ta bort.

Fyra intensiva veckor

Under fyra intensiva veckor arbetade en arbetsgrupp, samt chefer, verksamhetsutvecklare och konsulter från Trivector fram ett nytt arbetssätt. Arbetsgruppen bestod av en anställd från varje yrkeskategori.

– Det var viktigt att visa att alla yrkeskategorier är lika viktiga, att alla kompetenser behövs för att ge patienten bästa vård, berättar Anders Olin, enhetschef.

– Det är oerhört dyrt att inte använda alla platser på en avdelning, så vi var tvungna att arbeta snabbt, berättar Christina.

Patientens tid är viktig

BUP började med att ta fram patientlöfte och värdeord som ska genomlysa hela verksamheten. Sedan började arbetsgruppen gå igenom hur de arbetar på avdelningen och fråga sig själva om detta är bästa sättet för patienten.

– Nu vet vi precis varför vi gör varje aktivitet, varför vi har möte och vem som har ansvar för vad. Trivector har varit till god hjälp här. De har också tillfört mycket glädje och engagemang, berättar Anders.

Ett viktigt mål för projektet har varit att frigöra tid till det som är riktigt viktigt och se till att all tid som patienten tillbringar på avdelningen ska vara till nytta för honom eller henne. Genom en tydligare och bättre planerad vård, kan vårdtiderna kortas ner. Det är bra. Patienter som stannar länge på en sluten avdelning kan få det besvärligt att komma tillbaka till sitt vanliga liv.

Bättre planerad vård

Patienternas start på avdelningen är idag noga planerad.

– Vi besöker patienterna när de är på BUP- akuten, presenterar oss och berättar om avdelningen, berättar Jens, familjebehandlare och medlem i projektets arbetsgrupp.

– När patienten kommer hit har vi ett startmöte med hela vårdteamet, patienten och dess familj. Vi planerar vården och sätter ett preliminärt utskrivningsdatum. Patienten får en förståelse för vad som ska hända. Att få ett preliminärt utskrivningsdatum redan från starten inger patienterna hopp. Det gör det även lättare för föräldrarna i deras kontakt med sina arbetsplatser och med Försäkringskassan, berättar Eva, kurator och även hon medlem i arbetsgruppen.

– Även för personalen är det bra. Det gör att vi kan planera bättre, säger Katrinka, avdelningens sekreterare som också hon är med i arbetsgruppen.

Det nya arbetssättet ger en helt annan tydlighet för patienten. Patienterna är mer delaktiga nu.

– Jag fick just höra av en pappa att det är mindre rörigt på avdelningen nu. Sedan vi började med det nya arbetssättet ger alla anställda samma budskap till patienterna och deras familjer, berättar Jens.

Rutiner skapar lugn

Genom goda rutiner blir hela avdelningen lugnare, personalen blir lugnare och det smittar av sig på patienterna.

–Vi har en tavla på avdelningen där vi varje morgon skriver upp vad som ska hända under dagen och vem som gör vad. Den underlättar mycket, säger Eva.

Det gör även pärmen med alla rutinbeskrivningar. När det är oroligt eller besvärligt kan vi gå tillbaka till pärmen och se vad vi kommit överens om. Det är ett enormt hjälpmedel.

– Skulle någon patient bli orolig, tror jag att vi skulle kunna hantera det bättre idag än vi kunde förut, säger Jens.

Nya vanor

Nu pågår arbetet med att lära sig det nya arbetssättet och komma ihåg att använda det.

– Vi arbetar långsammare nu än vanligt. Det tar tid att lära om. Troligen dröjer det till sommaren innan det nya sättet att arbeta sitter i ryggmärgen, menar Karin.

– Det är viktigt att vi informerar vår omgivning om syftet med vår nya process. Jag tänker främst på akuten som våra patienter besöker innan de kommer till oss och öppenvården som de flesta av våra patienter kommer till efter att de skrivs ut här, säger Christina.

Följer upp

Genom det nya arbetssättet har avdelningen större möjligheter att följa upp och utvärdera vården jämfört med tidigare. En gång i veckan följer Karin upp varje patients vårdprocess, vad fungerar, vad fungerar mindre bra. Alla i arbetsteamet får möjlighet att berätta sin syn. De frågor som kommer upp, men som inte kan besvaras just nu skrivs ner på en notis-lapp och ”parkeras”. Frågorna kan sedan sorteras och prioriteras efter ämne och besvaras i rätt forum. Nu hoppas avdelningen att de om en tid ska kunna skriva ut några patienter till vars vård fungerat riktigt bra, några fler goda exempel.

– Vi hann vårda tre patienter i våras enligt det nya arbetssättet, alla med mycket positivt resultat. Det blev ett Region Skånes barnpsykiatriska avdelning med heldygnsvård, BUP har tio vårdplatser. Här arbetar läkare, psykologer, kuratorer, sjuksköterskor, familjebehandlare, skötare och sjukgymnaster med att vårda och behandla barn och ungdomar som behöver vård dygnet runt. Vanliga diagnoser är anorexi, trauma, depression och självskadebeteende. Vårdtiden varierar mellan två veckor och över ett år. Normalt har de unga patienterna en vårdnadshavare med sig under hela vårdtiden. BUP
bra flöde och familjerna var nöjda, berättar Anders.

– Jag ska dra igång ett liknande projekt på en öppenvårdsavdelning nu, berättar Karin. Jag tror på det här nya arbetssättet. Det borde fungera på många fler vårdavdelningar.

Artikeln publicerades först i 2038 höstvintern 2015-2016

Mer information

Läs mer om processbaserad ledning och utveckling av verksamheter

Följ oss på Linkedin för att ta del av ny artiklar, tips och trendspaningar varje vecka.

Prenumerera Följ Trivector LogiQ på LinkedIn.