Från: ”De kommer ju aldrig” till: ”Är ni redan här?”

2021-10-27
Verksamhetsutveckling
Processutveckling
Verksamhetsutveckling

Hur många fler behöver vi anställa? Ingen visade det sig. Genom att arbeta smartare och kommunicera ansvar tydligare kan enheten för fysisk miljö på förskoleförvaltningen i Malmö idag ge snabbare och bättre service till den pedagogiska verksamheten än de kunde för två år sedan, utan att de tillfört fler resurser.

Förskoleförvaltningen i Malmö arbetar nu smartare än förr.

”Det är inte lönt att kalla på vaktmästarna. De kommer ju inte. Vi får fixa det själva.”
”Vi skriver alltid att våra ärenden är akuta, annars får vi ingen hjälp.”

Den pedagogiska verksamheten vid Malmö stads förskolor var tydligt missnöjda med stödet från enheten för fysisk miljö, vars uppgift är att hantera förskolornas lokaler. Kritiken var vass, men visade samtidigt på hur otroligt viktigt det är för förskolorna att den fysiska miljön fungerar. Något måste göras.
– Vi behövde en extern konsult för att göra en utredning av vad som inte fungerade, berättar Agneta Sjölund, ekonomichef på förskoleförvaltningen i Malmö Stad. Efter upphandling tecknade vi avtal med Trivector.

Otydligt och ineffektivt

Trivector pratade med representanter från olika delar av förskoleförvaltningen samt studerade dokument och befintliga data från olika källor inom förvaltningen. Missnöjet visade sig bero på flera faktorer; förskolorna skrev otydliga beställningar, lokalärenden skickades till fel instans, tilliten och förtroendet för vaktmästeriet var delvis lågt, vaktmästarna hade svårt att prioritera mellan ärendena och en del ärenden fick vänta länge på service, inköp gjordes ostrukturerat och mycket tid gick till att köra mellan de olika förskolorna och till att leta parkeringsplats. Samtidigt saknade lokalsamordnarna resurser för att hantera löpande underhåll på alla förskolor och samarbetet med fastighetsägarna fungerade inte alltid tillfredställande.

Det fanns ett gap mellan förväntningarna i förskoleverksamheten och de tjänster som enheten för fysisk miljö erbjöd.
– På samma sätt som privatpersoner som hyr en lägenhet måste ta ansvar för sin bostad genom att vara aktsamma om den och rapportera när något är fel, måste den pedagogiska verksamheten på våra förskolor ta ansvar för sina lokaler. Personalen på enheten för fysisk miljö kan inte upptäcka problem och behov eftersom de inte är på plats, säger Agneta.

Förvaltningen äger frågan

När nulägesanalysen var klar lämnade Trivector förslag på behov av åtgärder till förskoleförvaltningens ledning. Ett nytt projekt startades för att undersöka hur bristerna bäst kunde åtgärdas. Även i detta projekt var representanter från de olika personalgrupperna med, både från enheten för fysisk miljö och från den pedagogiska verksamheten.
– För oss på förskoleförvaltningen var det viktigt att vi ägde frågan. Vi uppskattade att få konkreta förslag med tydlig riskindikering, men vi behövde själva ta besluten, välja vad vi vill göra och hur. Det är vi som ska leva med de förändringar vi genomför, förklarar Agneta.

Arbeta smartare

När besluten var tagna började det riktigt svåra – implementeringen.
– Det är lätt att säga hur något borde göras, men när det konkret påverkar din egen arbetsdag och dina egna vanor, är det annorlunda, säger Agneta.
Förskoleförvaltningen beslöt att ändra både på organisationen och på arbetssättet. De införde en ny roll i vaktmästeriet, en ärendekoordinator. De biträdande rektorerna som hanterar lokalfrågor i den pedagogiska verksamheten har nu en kontakt som de lämnar alla lokalärenden till. Ärendekoordinatorn prioriterar mellan ärendena och fördelar mellan vaktmästarna samt skickar vidare till andra, när det behövs. Ärendekoordinatorn följer också upp de ärenden som lagts ut på hantverkare med specialkompetens och ser till att de utförs som önskat och att förskolan som lämnat ärendet får information om ärendets status.

Personal på enheten för fysisk miljö har dessutom utbildat de biträdande rektorerna i hur de ska skriva sina ärenden så att det blir tydligt för alla parter vilket behov förskolan har.

Mindre tid i bil

Genom att planera ärendena efter geografisk placering och genom att samordna inköp, har restiderna kunnat kortas ner väsentligt. Vaktmästarnas bilar har bytts ut till mindre och mer miljövänliga fordon som alla innehåller samma uppsättning verktyg. Det gör det lättare för vaktmästarna att veta vilka verktyg som finns med. Fler åtgärder är på gång. Vaktmästeriet ska framöver utgå från en lokal mitt i centrum i stället för som tidigare i utkanten av stan.
– Nu undersöker vi om det går att ersätta bilresorna i centrum med elcyklar. Det förbättrar miljön i staden och underlättar att komma till dessa förskolor när vi slipper leta parkeringsplats, säger Agneta.

Nöjd personal

Mätningar visar att både personalen på fysisk miljö och den pedagogiska personalen är betydligt mer nöjda nu än de var innan det nya arbetssättet implementerades.
– Vår förskoledirektör får inte längre några klagomål på enheten för fysisk miljö. Förskolor har snarare blivit förvånade över att hjälpen kommit så snabbt.
Även om de allra flesta är nöjda med förändringarna, är det några anställda som trivs sämre och några har valt att sluta.
– Detta är inte direkt förvånande, men jag önskar att vi tagit in kompletterande HR-stöd när vi genomförde implementeringen. Det har varit påfrestande för cheferna och HR-avdelningen att hantera vanliga personalärenden samtidigt med ärenden relaterade till omorganisationen och det förändrade arbetssättet, säger Agneta.

Viktigt med tydlighet

När Agneta berättar om projektet är det ett ord som återkommer om och om igen, tydlighet. Projektet har mycket tydligt visat på värdet av tydlighet.
– Vi har tydliggjort ansvar och förväntningar, både på vaktmästeriet och på de biträdande rektorerna, säger Agneta. Tydliga roller gör arbetet mer effektivt, men också roligare. ☐

Artikeln kommer ursprungligen från Trivectors magasin 2038, höstvintern 2021-22.

Läs mer om att arbeta smartare och skapa fungerande processer.