Fyra vanliga misstag vid utveckling och implementering av ledningssystem

2021-09-20
Verksamhetsutveckling
Ledarskap
Ledningssystem

I den här artikeln har vi intervjuat Michael Lundgren, konsult och kursledare på Trivector LogiQ, som har lång erfarenhet ifrån arbete med, och utveckling av ledningssystem.

Michael Lundgren

Michael har jobbat med ledningssystemsfrågor ur flera perspektiv dels som ägare, beställare, utförare, revisor och användare (som både medarbetare och chef), dels ifrån olika verksamhetsområden både offentlig och privat sektor. Här berättar han om vanliga misstag som verksamheter begår kopplat till angreppsätt vid utveckling och implementering av ledningssystem samt hur du kan gå till väga för att undvika dem.

Fyra vanliga misstag vid utveckling och implementering av ledningssystem

1. Bristande förståelse kring vad ett ledningssystem egentligen är, kan eller borde vara

Det saknas en gemensam bild av ”helheten” och förståelse för hur verksamhetens olika delar samverkar.

För att bättre förstå och utveckla en verksamhet på ett effektivt sätt behöver en organisation flera gemensamma bilder att utgå ifrån. Bilder som beskriver de olika delarna av verksamheten och tydliggör hur de hänger ihop och samverkar. Medarbetare och ledning behöver också förstå att, och hur verksamhetens olika delar hänger ihop. Ledningssystemet blir den samman-hängande länken, som håller ihop de olika delarna, och visar på hur (och att) de hänger ihop. Centralt för detta är en huvudprocesskarta, med de olika processtyperna: lednings-; möjliggörande och de för kund direkt värdeskapande. Kravöversikt, intressenter, risker, möjligheter och vårt mätsystem är andra exempel på bilder som är nödvändiga.

2. Ett standard-/certifikatsfokus driver arbetet med ledningssystemet

Här tappas lätt syftet bort – vad skall uppnås?

För verksamheter med ett standard- eller certifikatsfokus rekommenderar vi att ”glömma” certifikatet. Görs det rätt när man sätter upp och utvecklar ledningssystemet uppfylls ofta standardernas krav också.

3. Ledningen ser inte ledningssystemet som sitt system

Ofta p.g.a. bristande förståelse och/eller negativa erfarenheter från tidigare arbeten med ledningssystem. För att få en ökad verksamhetseffektivitet – förbättrat utfall, bättre hållbarhet med minskad insats, behöver ledning och medarbetare tydligt förstå, och kunna relatera till:

a. Vårt uppdrag, löften till kunder och andra intressenter (affärs-/verksamhetsidé)

b. Våra övergripande mål

c. Effektiv strategisk analys, sammanfatta, besluta och kommunicera strategin

d. Beskriva och utveckla valt arbetssätt och våra nuvarande och framtida förmågor – vad är vi bra på, respektive vad behöver vi vara bra på. Dessa komponenter är:

    • Process/arbetssätt
    • IT-system
    • Information, och
    • Nödvändig kompetens à roll som kopplas till individ (organisation)
    • Hur det går för oss – håller vi rätt kurs, eller behöver vi korrigera/styra?

Detta behöver en ledning förstå, hantera och styra. Upplever ni att ledningssystemet inte stödjer detta så har ni gått fel.

4. Felaktig tidsuppfattning

”Det tar minst tre år” att implementera ett ledningssystem.

Rätt ambitionsnivå är viktigt. Sträva inte efter 100% rätt, utan ställ er frågan: vad är tillräckligt bra just nu?

Skapa levande ledningssystem

Om man vill veta mer om hur man kan undvika dessa misstag så leder du kursen Skapa levande ledningssystem. Vad handlar kursen om och vad får deltagarna med sig från kursen?

Kursen är rätt omfattande, exempel inom de olika klassiska ledningssystemsområdena varvas med praktiska uppgifter som tillämpas i den egen verksamhet.

Vi går igenom vad ett ledningssystem är och pratar om de olika faserna i ledningssystemets livscykel. Vi identifierar olika källor som ställer krav på utvecklingen samt går igenom olika angreppssätt för att utveckla systemet och avslutar med hur man får systemet att leva över tid. Vi tittar på det utifrån ett chefs/ledningsperspektiv samt ett medarbetarperspektiv.

Du får med dig ett antal praktiska och enkla verktyg inom respektive område, som du direkt kan applicera på din verksamhet – givet din uppgift.

Vad får man lära sig på kursen?

Under kursen går vi igenom och beskriver:

  • vad ett ledningssystem är, kan och borde vara. Detta ger oss en plattform att utgå ifrån.
  • hur du relativt enkelt kan ta fram en bild/struktur över det nuvarande ledningssystem och hur du identifierar eventuella gap jämfört med framtida behov, samt hur du kan utveckla ledningssystemet.
  • olika bilder som beskriver viktiga delar i er verksamhet samt visar på hur de hänger ihop. Detta är viktigt för att få en bättre förståelse över verksamhetens olika delar och hur de hänger ihop.

Under kursen kommer du även få lära dig mer om de olika ledningssystemsstandardera på en hög nivå, och deras respektive syften. Du kan också förvänta dig att gå hem med en hel del praktiska tips kring vilka fallgropar er verksamhet bör undvika samt hur man kan förbättra förändringsarbetet. Men även tips och angreppssätt kring hur man får systemet att leva och bestå över till och hur man kan gå till väga för att skapa engagemang.

Mer information

Kontakta Michael Lundgren, Michael.Lundgren@trivector.se

För att läsa mer om och anmäla sig till kursen Skapa levande ledningssystem