Hur detaljerad ska en processkarta vara?

2019-05-03
Verksamhetsutveckling
Processer
Processkartläggning

Detaljeringsgraden i processkartor är en ständigt återkommande fråga. Hur vet man egentligen vilken detaljeringsgrad man ska ha? När ska man förenkla processkartan och när ska man låta den ta plats för att säkra att alla steg syns och tydliggörs? Finns det något enkelt sätt att bedöma när en processkarta ska vara detaljerad och när den inte ska vara det? Svaret är förvånande nog, ja! Det finns ett (relativt enkelt) sätt!

När vi talar om detaljeringsgrader i processkartor är det framförallt en sak du behöver fundera över: Vad är syftet med processkartan?

Processkartans olika syften

Utveckla verksamheten

En vanlig anledning till att man kartlägger verksamheten är i syfte att utveckla den, man vill förändra eller förbättra någonting eller genomföra en implementation av något slag. Målgruppen för denna typ av processkartläggning är ofta ett specifikt utsett team. Den här typen av processkartläggning kräver ibland att man djupdyker i processen och det kan då vara bra att låta processkartan bli detaljerad under projektets gång. När projektet sedan är slutfört och implementationen eller förändringen genomförd så är inte den slutgiltiga processkartan någonting man generellt sett visar upp för organisationen i stort eftersom den är svår att ta till sig och ofta upplevs som skrämmande och komplex.

Exempel: Vi ska genomföra ett verksamhetsutvecklingsprojekt där vi ska implementera ett nytt IT-system. För detta behöver vi säkra att vi har koll på var vi använder vårt nuvarande system. Därför väljer vi att kartlägga med en hög detaljeringsgrad.

Stödja medarbetaren i det vardagliga arbetet

När vi har processkartlagt, analyserat och förstått vårt nuläge kan det vara bra att anpassa processkartan. Slå ihop liknande aktiviteter och försök se till att aktiviteterna är på samma nivå i relation till varandra. Kartan kan med fördel nu användas i syfte att stödja medarbetaren i sitt dagliga arbete. I en sådan här processkarta kopplar man vanligen instruktioner och checklistor till de olika aktiviteterna i kartan om sådana behövs.

Ibland krävs en viss styrning av medarbetarna, i exempelvis situationer där en läkare ska genomföra en operation eller när en upphandling måste ske enligt vissa regelverk. Där är processkartan och dess tillhörande styrande dokument generellt sett mer detaljerade för att säkra att arbetssättet är tillräckligt tydligt för medarbetaren.

Exempel: Vi tillförlitar oss framförallt på medarbetarnas kompetens och har inget behov att stark styrning. De kan göra som de vill så länge kunden blir nöjd i slutändan. Av den anledningen kartlägger vi med en låg detaljeringsgrad i våra kartor.

Förstå verksamheten

En annan vanlig anledning till att man kartlägger sina processer är för att skapa förståelse för verksamheten. Processkartan visar då en övergripande helhetsbild av processen i stort. Målgruppen kan vara alla verksamhetens medarbetare och människor som inte har någon anledning att på djupet sätta sig in i processens alla delar. Den här processkartan är förenklad och inte detaljerad för att inte tappa målgruppens intresse.

Exempel: Vi vill hjälpa våra medarbetare och andra att förstå vad vi faktiskt gör på en övergripande nivå. Det viktiga är helheten, alla behöver inte känna till alla detaljer. Därför kartlägger vi med en låg detaljeringsgrad.

Om det fortfarande känns krångligt att veta när processkartan ska vara detaljerad eller förenklad så är en tumregel att det är bättre att förenkla. Det är svårare att rita en förenklad karta, men det är lättare för andra att förstå en förenklad karta. Gör du en enklare variant i början så kan alltid göra den mer detaljerad i efterhand där det behövs.

Mer information

Läs mer om processkartläggning

Relaterade utbildningar: Kartlägga och dokumentera processer 

Relaterade inlägg: 

Kontakta Sara Holmkvist, sara.holmkvist@trivector.se