Hur inspirerande är dina processkartor?

2018-09-13
Verksamhetsutveckling
Processer
Processkartläggning

I bästa fall är ditt svar på den frågan ”Mycket! Vi pratar om dem flera gånger om dagen och alla medarbetare känner till dem”. Om så är fallet så är det bara att gratulera, det ni har lyckats med är få förunnat. De allra flesta har nämligen svårt att få in ord som ”inspirerande”, ”tankeväckande” och ”vacker” när man pratar om sina processkartor. Så behöver det dock inte vara.

Viktiga saker behöver inte vara tråkiga

När det gäller att skapa förståelse för hur en verksamhet fungerar finns det inget bättre verktyg än tydliga processkartor. Vad tydlig innebär och hur detaljerad kartan bör vara beror på sammanhanget, både beträffande processens egenskaper och syftet med att kartlägga den. Det viktigaste att tänka på vid en processkartläggning är att kartan beskriver det som är viktigt i processen, att den är logiskt uppbyggd och att den är så enkel som möjligt, men inte enklare.

Första prioritet bör alltid vara att skapa en processkarta som på ett korrekt sätt beskriver verksamheten, men det behöver inte vara den enda prioriteten. När kraven ovan uppfylls bör nästa steg i utvecklingen vara att göra kartan tillgänglig för målgruppen. De som ska arbeta i processen bör helst känna att det är deras karta och egentligen borde det vara självklart att en processkarta för en produktionslina i en industri ser annorlunda ut än en planeringsprocess i en förskola.

Olika syften, olika målgrupper

När man jobbar med att levandegöra sina kartor kan det ibland uppstå konflikter mellan olika syften. Det är inte alldeles lätt i många fall att skapa en karta som på samma gång beskriver verkligheten, fullständigt och korrekt och samtidigt är attraktiv att titta på. I dessa fall är det viktigt att fundera på vad man önskar uppnå med kartan.

På samma sätt som att tydliga kopplingsscheman för elsystemet behövs när man utvecklar en bil är det viktigt att processen har en viss detaljnivå när den arbetas fram. Under denna fas kan det därför vara bra att inkludera alla samband även om det till exempel innebär att nystan av korsande pilar uppstår. Men sedan då, är det självklart att det är denna dokumentation som ska kommuniceras till användarna? I de flesta fall går det alldeles utmärkt att framföra en bil utan att man har lusläst all teknisk dokumentation. Likaledes behöver man inte kunna alla detaljer i processkartan för att kunna arbeta i processen. Istället kan en förenkling eller anpassning göras som bättre motsvarar olika användargruppers behov och önskemål. Tänk på att de processkartor som blir lästa gör mycket mer nytta än de som inte blir det.

Färg och form

Ett enkelt sätt att göra en processkarta mer tillgänglig utan att behöva lägga alltför många timmar eller resurser är genom att nyttja det grafiska språket. Genom att använda sig av färger, illustrationer och ikoner kan du göra kartan mer levande utan att vända upp och ner på det som utgjort grunden för utvecklingen. Här gäller det samtidigt att hitta rätt balans så att kartan inte upplevs som osammanhängande eller plottrig. Förstärk det som är viktigt och välj element som är lätta att förknippa med er specifika verksamhet. Målet bör vara att bidra till att öka kännedomen och användningen. Det är först när arbetet bedrivs i enlighet med processbeskrivningen som värdet av att ta fram den realiseras.

Processkarta exempel

Så här skulle en processkarta på högsta nivå för en lunchrestaurang kunna se ut. I detta fall är människorna i centrum, kunden så väl som medarbetare och leverantörer syns tydligt i kartan.

Mer information

Läs mer om processkartläggning

Relaterade utbildningar: Kartlägga och dokumentera processer 

Relaterade inlägg:

Kontakta Ingemar Edman, Ingemar.Edman@trivector.se 010-456 57 86