”Kunskapen man förvärvar omvandlas snabbt från teori till praktik”

2021-05-04
Verksamhetsutveckling
Processutveckling
Verksamhetsutveckling

Yvette Lindqvist gick utbildningen Certifierad processutvecklare under 2019-2020. Här berättar hon om utbildningen, hur den har hjälpt henne i sin roll på APL och ger några tips till dig som ska kommunicera och motivera ett förändringsarbete för en ledningsgrupp.

Certifierad processutvecklare - Yvette Lindqvist från APL som gått Trivectors utbildning Certiferad processutvecklare

Hej Yvette! Vad fick dig att söka utbildningen Certifierad processutvecklare?

– Jag hade en del LEAN-och processkunskap sen innan men saknade kunskapen om hur jag skulle visualisera processer. Jag ville även bli bättre på att motivera för företagsledningen varför vi ska jobba processbaserat och visa hur processynsättet är integrerat i och går i linje med det jobb vi redan utförde.

– Utbildningen lockade även för att litteraturen används inom högskolan, den är granskad och kvalitetssäkrad. Jag är naturvetare och gillar forskning och bevis. Boken Processbaserad verksamhetsutveckling har blivit som en bibel för mig.

Berätta lite om Apotek Produktion och Laboratorier och din roll.

– Jag har en roll som strategisk verksamhetsutvecklare på Apotek Produktion och Laboratorier (APL). Företaget är statligt ägt och vårt samhällsuppdrag är att tillverka extemporeläkemedel, det vill säga individanpassade läkemedel för patienter som har behov av något annat än det som finns registrerat på marknaden. Vi är idag ca 550 anställda och finns i Umeå, Stockholm, Göteborg och Malmö.

– Jag jobbar med och på uppdrag av företagsledningen med att bland annat införa ett processbaserat arbetssätt. Under tre års tid har jag lobbat för att få företagsledningen att tycka att processarbetet är viktigt. Att det är ett sätt att förändra kulturen som är långsiktigt hållbar, som får oss att fokusera på de värdeskapande aktiviteter som faktiskt resulterar i en positiv påverkan för våra kunder.

Motsvarade utbildningen dina förväntningar?

– Ja, det tycker jag. Jag förväntade mig att jag skulle få en större teoretisk kunskap och det tycker jag verkligen att jag har fått. Efter varje utbildningstillfälle så kändes det lätt att gå hem och våga prova och det var lätt att förstå vad som behövdes göras inom den egna verksamheten. Kunskapen man förvärvar omvandlas snabbt från teori till praktik och det är ju i praktiken som det gör nytta.

– På min arbetsplats får jag ofta höra att jag är bra på att ställa frågor till medarbetare och ta reda på hur de faktiskt jobbar och det var något jag byggde på genom den här utbildningen. Vad är det man ska frågar efter, vad är det man behöver veta och framför allt i vilken ordning är det man ska göra saker.

Hur var kursledarna?

– Jag upplevde kursledarna som väldigt kompetenta och det märks att de har lång erfarenhet och bred kunskap. Jag tror det är superviktigt att man inte bara blir en teoretiker utan att man faktiskt har gjort jobbet själv, att man har skottat själv.

Hur var det att utföra delar av arbete på hemmaplan och tillämpa uppgifter direkt i verksamheten?

– Det var jättebra! Jag gillar det faktum att man går en kurs och förvärvar ny kunskap för att därefter få uppgifter som man tillämpar i den egna verksamheten och att sen få möjligheten att följa upp och få återkoppling på det man har gjort. Att utföra arbetet själv och få feedback på det man har gjort är det man verkligen lär sig av.

Vad tar du med dig för kunskaper till din roll på APL?

– Oj, det är jättemycket. Jag har tagit med mig massor av saker. Jag hade inte alls suttit på den här kunskapen som jag gör idag om jag inte hade gått utbildningen certifierad processutvecklare. Främst har jag fått mer kunskap om hur jag ska kunna motivera varför vi ska jobba processbaserat mot företagsledningen och det har gett resultat. När jag började lobba för att vi skulle jobba processbaserat var det 1 av 13 i företagsledningen som förespråkade det och idag står ca 90% av företagsledningen bakom och försvarar processarbetet.

– Allt ritande är också något jag tar med mig. Hur en processkarta måste vara uppbyggd och vilka steg man måste börja med – att lyfta upp det på en övergripande nivå innan man börjar jobba med detaljerna.

Vad skulle du vilja säga till någon som funderar på att söka till programmet?

– Innan du söker, fundera på hur du kommer ha nytta av utbildningen inom din verksamhet. Det kan vara bra att ha klart för sig var i verksamheten du kommer kunna tillämpa din kunskap och för vem den gör nytta.

När man ska driva ett förändringsarbete är det viktigt att ha med sig ledningen. Kan du dela med dig av dina lärdomar av att kommunicera och motivera ett förändringsarbete för en ledningsgrupp? Vad är dina tre tips?

  1. Syftet med och effekten av arbetet. Jag förenklade processarbetet till att det egentligen enbart har två syften, a) att skapa samsyn om hur vi arbetar tillsammans och b) utgöra en grund för förbättringsarbetet. Effekten blir då ökad tydlighet och att mindre tid läggs på diskussioner om oklarheter samt förenklade och utvecklade arbetsgångar mellan olika organisatoriska funktioner som sparar både tid och pengar samt ger stabilare kvalitet i leveranserna och en bättre arbetsmiljö.
  2. Förenkla kommunikationen till att spegla kärnan av budskapet. De kan få mer detaljer om de frågar efter det. Att göra något detaljerat och komplicerat är lätt, att förenkla är det svåra så lägg mycket tankar och tid på det.
  3. Knyt arbetet till andra pågående övergripande strukturer så att det inte lever sitt eget liv. Vi knyter t.ex processarbetet till både organisationsstrukturen, etablering av pm3-förvaltningsmodell (av IT-stöd) och våra värderingar.

Mer information

Här kan du läsa mer om utbildningsprogrammet Certifierad processutvecklare

För frågor gällande utbildningen kontakta Ida Lindström, Ida.Lindstrom@trivector.se