Öka effektiviteten och minska spill med bättre flödesdesign

2022-12-08
Verksamhetsutveckling
Agila arbetssätt
Födesdesign
Lean

Vi har pratat med Max Lindholm på Trivector LogiQ för att förstå varför fler organisationer borde vara intresserade av att använda lean som metod för att utveckla verksamheten och designa effektiva flöden.

Max Lindholm, konsult och kursledare på Trivector LogiQ

Max Lindholm är konsult och leder kursen ”Designa effektiva flöden”. Han har lång erfarenhet av att arbeta med lean och flödesdesign inom industrin, nationellt som internationellt, och har under senare tid även arbetat som konsult inom offentlig sektor, som idag lider av stora flödesutmaningar.

Först måste vi reda ut; vad är skillnaden på flöden och processer?

Om vi gör en liknelse med en väg kan processen beskrivas som själva vägen/infrastrukturen, medan flödet är trafiken som kör på vägen. För att skapa effektiva flöden är det en klar fördel att en del av infrastrukturen finns på plats, men det behövs oftast även mer djuplodad förståelse av trafiken. Att designa effektiva flöden handlar om att förstå dynamiken i flödet och där spelar olika typer av tider en stor roll precis som hastigheter och trafiktäthet gör på vägar. När och var har vi trafikköer och var och hur designar vi in t.ex. trafikljus? Eller kanske behöver vi bredda vägen på vissa sträckor. Med andra ord, hur får vi trafiken att flyta på så smidigt som möjligt?

Vilka typer av flöden finns det och vad särskiljer dem?

Det går att på hög nivå dela upp det i två olika typer av flöden; operationella flöden respektive utvecklingsflöden.

Operationella flöden består av de aktiviteter som behövs för att leverera en produkt eller service till kund. Operationella flöden är ofta mer repetitiva än utvecklingsflöden. Dessutom kan fysiska flöden direkt observeras, tex produkter genom en produktion eller en patients resa genom ett sjukhus. Andra exempel på operationella flöden är att uppfylla en e-handelsorder och tillhandahålla ett lån.

Utvecklingsflöden handlar om kunskapsbyggande då det handlar om att omvandla en idé till en lösning. Exempel på utvecklingsflöden är design och utveckling av olika former av utrustning, utveckla och lansera ett nytt system och en websida för e-handel.

Vad skulle du säga är de vanligaste utmaningarna när det kommer till att skapa effektiva flöden?

I operationella flöden är det ofta förekommande att verksamheter helt enkelt inte har koll på hur lång tid olika saker och ting tar. Om det finns förutbestämda tider, uppskattade eller uppmätta så innehåller de ofta en hel del waste / spill. Även planeringens verktyg för de operationella flödena är ofta otillräckliga för att möjliggöra en bra styrning av flödena. Att avsätta tid för att identifiera spill i verksamheterna behövs, samt kunskap kring hur medarbetare lär sig se möjligheter till förbättringar. Även detta kommer vi att ägna tid åt i kursen.

Jag ser tre vanliga utmaningar kopplat till utvecklingsflöden;

  1. Det första är ett direkt önsketänkande. Olika intressenter förväntar sig mer av utvecklingsinitiativet än vad som är realistiskt att uppnå.
  2. Den andra utmaningen handlar om utspridd information. Det går åt tid till att samla in olika former av utspridd information som finns inom verksamheten och som krävs för att driva initiativet framåt.
  3. Den tredje utmaningen som man ofta stöter på är otydliga eller tvetydiga mandat, samt långa beslutstider som i samband med produktutveckling kan försena initiativen.

De olika flödena hänger ihop på så vis att utvecklingsflödena har som främsta uppgift att leverera effektiva och lönsamma operationella flöden.

Om man vill använda lean som metod för att utveckla verksamheten och designa flöden. Var börjar man?

Det går att börja i det lilla, till exempel att följa enskilda medarbetare under en tid för att gemensamt diskutera möjligheter som kan förbättra flödet. Därefter kan det skalas upp till att innefatta en större del av verksamheten. Att lära ut användning av olika metodiker som är handgriplig och kan användas av alla medarbetare är en bra start! Exempel på sådana metodiker är PDCA eller DMAIC. Som en del av detta bör enklare former av rotorsaksanalyser läras ut till alla medarbetare.

Hur skiljer sig kursen ”Designa effektiva flöden” från Trivector LogiQs andra kurser?

I kursen kommer både operationella och utvecklings-flöden att studeras, snarare än själva processtrukturen som möjliggör flödena.

Vi kommer också att gå djupt in på områden som till exempel olika typer av flödesanalyser. Särskilt fokus läggs vid att skapa förståelse för olika typer av tider, ex ställ-, takt- och cykeltid, och hur de påverkar flödet. Vidare kommer vi även resonera kring hur produkter i arbete (PIA), samt design i arbete (DIA) används som faktorer för att styra flödena på ett effektivt sätt.

Varför ska man gå kursen ”Designa effektiva flöden”?

Många organisationer står inför utmaningen att behöva göra mer med mindre och genom att ha väldesignade flöden kan man både uppnå ökad effektivitet samt minska på spill. Du kommer att få metoder för hur du kan beskriva, analysera, segmentera och designa effektiva flöden.

För att kunna tillgodogöra sig kursen på ett bra sätt bör deltagaren ha en god grundförståelse kring processer.

Det finns stora fördelar med att höja kunskapen inom hela verksamheten. Om medarbetare blir bättre på att se möjligheter och identifiera spill, då närmar vi oss guldkistan vid regnbågens slut.

Vill du veta mer? Kontakta oss!

Max Lindholm, kursledare och konsult, max.lindholm@trivector.se

För mer information om kursen Designa effektiva flöden

Relaterade artiklar

Meet Max – expert in optimizing flows within producing businesses