Smartare lokalinvesteringar med dialog och tajming

2018-06-07
Verksamhetsutveckling
Processer

Hört talas om byggprojekt som blir dyrare under arbetets gång? I Lund ledde några dyra byggprojekt, tillsammans med att kommunen stod inför stora investeringsbehov, till att kommunen tog fram en ny process för lokalinvesteringar. Den nya processen har gett kommunens tjänstemän och politiker en större helhetssyn, lett till bättre dialog och smartare beslut. Den har också hjälpt kommunen spara in en hel del pengar.

Lunds befolkningen växer så det knakar, men befolkningen växer inte lika mycket i alla åldersspann. Det är de äldsta och yngsta åldersgrupperna som växer mest, medan gruppen yrkesarbetande inte fylls på i samma takt. Det innebär att behoven av förskolor, skolor och äldreomsorg ökar snabbt samtidigt som skattekraften inte ökar i samma takt. För kommunen gäller det därför att väga behoven mot varandra och göra smarta investeringar.

Lokalförsörjningen i Lund har tyvärr inte alltid upplevts som smart. Den har fått en hel del kritik i media och av kommunens politiker. För några år sedan var det några större projekt av den typ som inte byggs så ofta som blev betydligt dyrare än vad kommunens ledning först fått information om.

– Vårt arbetssätt var inte optimalt. Det innehöll en lång rad beslutspunkter, som ofta kom vid fel tidpunkt i processen. Ofta ställdes kommunstyrelsen inför att säga ja eller nej till ett projekt väldigt sent i processen. De hade inte möjlighet att påverka hur projektet skulle genomföras eller att undersöka om det fanns alternativ till investeringen, berättar Henrik Weimarsson, ekonomidirektör på Lunds kommun.

Började med övergripande mål

Lunds kommun valde att ta ett helhetsgrepp om sin lokalinvesteringsprocess.

– Vi behövde en ordentlig översyn för att säkra att vi tar rätt beslut och använder våra medel på bästa sätt, berättar Henrik.

En grupp om cirka 20 tjänstemän från olika förvaltningar arbetade tillsammans fram en ny tydligare process.

– Vi började med att sätta upp mål och syfte för processen. Det var väldigt bra, säger Henrik. En process kan inte täcka in alla aspekter. Därför är det viktigt med ett mål som pekar ut färdvägen även då det inte finns någon detaljerad beskrivning av hur man ska göra.

– Från början pratade vi olika språk, olika förvaltningar hade olika begrepp för samma sak. Det var också en del revirtänkande, att tjänstemännen värnade om ”sina områden och ”egna verksamhetens” behov. Efterhand hittade vi ett gemensamt språk och tilliten växte genom att vi alla arbetade mot samma mål.

Strävar efter helhetssyn

Kommunens ledstjärnor i processarbetet var att sträva efter kommunnytta och helhetssyn, använda mer standardiserade lösningar, utveckla en effektiv process som leder till bättre kontroll, ge kommunstyrelsen bättre helhetssyn och större möjlighet att påverka lokalinvesteringsbesluten tidigare i processen. Det var också viktigt att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan finansiär, beställare och utförare.

Lunds kommun arbetade fram en processkarta som visar i vilken ordning de olika momenten kommer och ett årshjul som visar när på året de ska göras.

– Vi har synkat processen för lokalinvesteringar med kommunens budgetprocess. Vi börjar tidigt med att studera befolkningsprogoser, identifiera långsiktiga lokalbehov och kartlägga befintlig kapacitet. Detta växer fram till en investeringsplan som är ett viktigt beslutsunderlag när kommunfullmäktige beslutar om budget och investeringsramar, berättar Henrik.

 Två spår

Lunds kommuns process för lokalinvesteringar har fått två spår. Huvudspåret täcker de flesta och vanligast förekommande lokalinvesteringsprojekten, till exempel nya förskolor och skolor. Här har kommunen kunnat standardisera och effektivisera processen. Mer omfattande lokalinvesteringsprojekt och sådana som är mindre vanliga, ex ny gymnasieskola, drivs på ett delvis annat sätt. För dessa projekt gör kommunen bland annat en fördjupad förstudie innan kommunstyrelsen tar beslut om hela investeringen.

Bättre dialog och kontroll

Varje lokalprojekt tar flera år att genomföra. Men nu har de första projekten tagit sig genom hela den nya processen – från planering till att lokalen tas i bruk.

– Vi är mycket nöjda. Vi har fått en mycket bättre dialog mellan förvaltningarna som ska använda lokalerna, serviceförvaltningen som ska bygga och underhålla lokalerna och kommunkontoret som arbetar med finansieringen och tar fram beslutsunderlag till kommunstyrelsen. Även dialogen med stadsbyggnadskontoret, som arbetar med detaljplaner, och tekniska förvaltningen, som arbetar med markförsörjning, har utvecklats väldigt positivt.

Det nya arbetssättet ger kommunstyrelsen bättre kontroll. De får information tidigare, och har större möjlighet att påverka både inriktning och kostnader. Genom att kommunen tagit ett helhetsgrepp om sina lokaler har de fått större insikt i var behoven ökar och var de minskar.

– I några fall har lokalinvesteringsprocessen hjälpt oss att på ett tidigt stadium se hur lokalbehovet kan lösas utan nybyggnation. Det har sparat kommunen stora pengar.

– Vi har också färre beslutspunkter än tidigare, men de kommer vid bättre tillfällen. Därför tar vi nu klokare beslut och gör bättre investeringar, säger Henrik.

Tar tid

Genom att varje projekt tar så långt tid, från att ett behov identifieras tills att en ny lokal är färdig att tas i bruk, har det också tagit lång tid för processen att sätta sig.

– Det gäller att ha tålamod och vara uthållig, säger Henrik.

– Hade vi gjort om projektet idag, hade jag kanske förespråkat att vi skulle ha följt ett lokalinvesteringsprojekt parallellt med att vi tar fram processen. Då hade vi kunnat testa processen medan vi arbetar med den.

Lunds kommun planerar nu att ta fram en mer övergripande processkarta som gör processen mer tillgänglig för fler. Den ska användas för att sätta in nyanställda i processen, men även politiker och andra som behöver förstå processen i sin helhet.

Processen fungerar mycket bra, men jag tycker att vi behöver kommunicera den nya processen bättre, menar Henrik. Vi behöver göra processen mer tillgänglig och mer begriplig för alla som berörs. Och det gör vi nu i nästa steg.

Mer information

Länk till hela artikeln: 2038_varsommaren2018_smartare-lokalinvesteringar-med-dialog-och-tajming

Läs mer om processkartläggning

För mer information kontakta Mikael Elvander, mikael.elvander@trivector.se 010-456 57 88