Uppdrag: Rädda Sveriges företag

2020-11-18
Verksamhetsutveckling
Processer

Svenska företag håller på att gå i konkurs på grund av pandemin. Vi måste agera snabbt! Sätt upp ett system för stöd till korttidsarbete. Planera för hur det ska fungera och se till att stöden betalas ut. Det är bråttom. Om fem veckor behöver företagen ha pengar på kontot.

Webbplats ansökan om korttidsstöd

Ungefär så lät uppdraget som Tillväxtverket fick från regeringen den 13 mars 2020. Tidsramen var tydlig, men omfattningen ytterst oklar.

– Att arbeta med korttidsarbete var helt nytt för oss, berättar Niklas Källrot, projektledare för utvecklingen av system för Korttidsarbete, eller Korttidspermittering som det också benämnts, på Tillväxtverket. Vi fick utveckla processen samtidigt som vi driftsatte den.

Normalt mycket noggranna bedömningar

Tillväxtverket är en av våra mindre myndigheter, med normalt cirka 450 medarbetare. De ger stöd till mindre och medelstora företag. Syftet är att skapa hållbar tillväxt och konkurrenskraftiga företag i alla delar av Sverige. Myndigheten gör normalt noggranna och kvalitativa bedömningar av vilka företag som de ska stödja och hanterar ca 2 000 ärenden per år.

Lagen om korttidsarbete har inneburit att verket fått hantera ansökningar och betala ut stöd i helt andra volymer och i en betydligt högre hastighet än de är vana vid. Under det senaste halvåret har de tagit emot ca 85 000 ärenden, med hjälp av en arbetsstyrka på knappt 400 personer. Till stöd för det uppdraget hade de ett lagförslag och förordning som ännu inte klubbats och därför inte heller prövats i praktiken.

– Min uppgift blev att snabbt mobilisera och inventera de förmågor vi hade inom verket, både för utförande och styrning. Vi behövde snabbt sätta oss in i lagtexten rent juridiskt och försöka förstå om det fanns möjlighet att påverka lagrummet för att den skulle kunna tillämpas i en logik kopplad till ett stödsystem. Kartläggning av själva stödmedelsprocessen, utveckling av IT-plattformar och uppbyggnad av en mottagarorganisation fick ske parallellt med detta, hela tiden utifrån vid tiden tillgänglig information, säger Niklas.

Nya arbetssätt

Tillväxtverket behövde snabbt bygga en struktur för att hantera alla ansökningar och för att klara att betala ut stöd till stödmottagarna.

– Vi insåg tidigt att vi inte kan jobba som vanligt. Det måste gå mycket fortare. Vi har behövt ändra hur vi ska leda och styra projektet, fastställa delprocesser och sätta stegen i rätt ordning. Här har vi fått stort stöd från Trivector, säger Niklas.

Tillväxtverket satte tidigt upp en sambandscentral där en grupp nyckelpersoner kunde arbeta tätt tillsammans. Det gav möjlighet till snabb dialog.

– Vi var några som snart insåg att detta inte handlar om sprint, utan om maraton i mycket hög hastighet. Det gällde att försöka balansera våra resurser över tid och synliggöra när olika insatser behövde vara på plats, säger Niklas.

Snart var nästan alla medarbetare på verket berörda av arbetet med korttidsarbetet.

– Vi förstod snabbt att våra tidigare arbetsformer för att bedriva processutveckling inte skulle fungera utan det skulle krävas att vi var mycket mer snabbfotade. Nu började vi alla arbeta tillsammans i tvärfunktionella team med flera olika kompetenser, berättar Katarina Rydén, enhetschef på Verksamhetsstöd på Tillväxtverket. Det tvärfunktionella arbetet har varit helt avgörande för att nå så bra resultat som vi uppnått. Det har också medfört att vi kunnat ta jättekliv fram med att robotisera handläggningen av stödärenden.

Samtidigt som Tillväxtverket var hårt belastade med att utveckla stödmedelssystemet så fanns också ett stort tryck från allmänhet och stödsökande som ville ha svar på frågor och hjälp med sina ärenden. För att kunna hantera detta fick Tillväxtverket möjlighet att låna in erfarna handläggare från andra myndigheter som bildade en enhet för kundsupport.

 

Niklas Källrot, projektledare för utvecklingen av system för Korttidsarbete

 

Katarina Rydén, enhetschef på Verksamhetsstöd på Tillväxtverket. Foto: Tobias Flodin

Utmaningar av skiftande slag

Uppdraget att betala ut stöd till korttidsarbete har medfört en lång rad svårigheter och utmaningar. Förutom att volymerna och hastigheten var helt annorlunda än vad Tillväxtverket är vana vid, samt att regelverket inte var på plats från början, så har lagen om korttidsarbete också gett myndigheten en utökad målgrupp. De är vana vid att arbeta med små och medelstora företag. Nu fick de arbeta med hela floran av svenska företag.

– En utmaning har varit att fokuset i vårt uppdrag har ändrats över tid. Till en början var det kritiskt att åstadkomma snabba utbetalningar till företag i ekonomisk kris. Därefter har vi successivt lagt allt mer tyngd i systemet mot kontroll och att motverka fusk och bedrägerier. För oss har det varit viktigt att måna om rätt balans mellan hastighet och kontroll så att vi både räddar företag i kris samtidigt som vi är varsamma med skattebetalarnas pengar, säger Katarina.

En annan stor utmaning har varit att utveckla och driftsätta processerna i princip samtidigt. Det fanns väldigt lite tid för att fundera över bästa lösningen.

– Vi har hela tiden fått ta det bästa beslut vi kan efter vad vi vet vid beslutstillfället, eftersom det inte funnits tid att vrida och vända på varje sten, berättar Katarina. Sedan när vi fått mer kunskap, har vi förstått att det funnits alternativa lösningar som kanske hade varit bättre, men då har vi fått göra det bästa av situationen som det ser ut då.

Pandemin i sig har också utgjort ett problem. Medarbetarna på Tillväxtverket har inte kunnat träffas fysiskt. Många har arbetat hemifrån. De har arbetat mer digitalt och fått lära sig nya verktyg.

Intensiteten och tonläget i diskussionen är ännu en utmaning för myndigheten. Tillväxtverket var när uppdraget startade inte alls vana vid uppmärksamheten från media.

– För många av oss har det varit tufft att inte kunna stänga av jobbet. Så fort du sätter på radio, tv eller öppnar en tidning blir du påmind om hur allvarlig företagens situation är och hur stort intresse det finns för frågan hos allmänheten och i politiken, säger Niklas.

Processmognaden har höjts

Tillväxtverket var tvungna att lära sig att samverka på ett sätt som de inte var byggda för från början. De fick försöka lära sig vad agilt arbete innebär i grunden, en utmaning för en myndighet som är van vid att arbeta med tydliga ramar och sekventiellt arbetssätt. De fick lära sig vikten av att bygga processer både kortsiktigt och långsiktigt, där alla parter får samspela samtidigt som man bygger. De har också blivit bättre på att göra saker i rätt ordning och blivit bättre på att prioritera.

– Det här uppdraget kommer färga verket för en lång tid framöver och kan bidra till stort värde för myndigheten framöver. Vi har väsentligt ökat vår förmåga att ställa om och samtidigt blivit mer relevanta för landets företag, säger Niklas.

– Vi har lärt oss samarbeta internt på ett mycket bättre sätt och blivit bättre på att se helheten, säger Katarina.

– Vi har också fått enorm hjälp från Trivector. Vi hade inte varit där vi är idag utan den support vi fått från dem, menar Niklas.

Modig organisation

Samtidigt som de är väldigt stolta över den insats de gjort, finns en medvetenhet om att de kommer möta kritik. De vet att de gjort vissa fel längs vägen.

– Vi får rusta oss för det. Vi vet varför vi gjort de val vi gjort. Vi har hela tiden arbetat efter den bästa kunskap vi haft vid den tiden, säger Katarina.

– Jag är oerhört stolt över det mod som Tillväxtverket visat med detta projekt. Vi har tagit oss an detta uppdrag som ligger långt utanför vårt vanliga arbete. Vi har infört nya arbetssätt och ny teknik och tagit många tuffa beslut, fortsätter Katarina.

– Anledningen till att vi lyckats så bra som vi gjort, är att myndigheten redan från början har en väldigt stark känsla för vem man är till för. Vi finns till för att stötta enskilda företag och vi är bra på att sätta oss in i deras situation. Det har hjälpt oss hålla fokus, berättar Niklas.

Stark anda

Uppdraget för stöd till Korttidsarbete fortsätter ett tag till. Just nu pågår diskussioner om att koppla kompetensinsatser till stödet för korttidsarbete. Hur det blir avgör Tillväxtverket i samarbete med regeringen.

– Även om vi haft högt tempo under lång tid, finns det en positiv anda i organisationen, berättar Katarina. Vi ska ro det här i hamn!

Fakta Korttidsarbete

Statistik från oktober 2020

85 000 ansökningar totalt, varav 54 000 i april 2020

70 000 ansökningar beviljade, varav 48 000 i april 2020

28 500 miljoner kronor utbetalade

Mer information

Denna artikel publicerades först i magasinet 2038 Höstvintern 2020/21

Text: Karin Lindskog, Trivector

Foto: Tobias Flodin, Tillväxtverket och Karin Lindskog, Trivector

Vill du veta mer om processutveckling och att driva effektiva processutvecklingsprojekt, kontakta Håkan Nordahl, Hakan.Nordahl@trivector.se