Vad är processägarens roll och ansvar?

2019-03-04
Verksamhetsutveckling
Processer

Processägare, processledare, processteam och processutvecklare - det finns många roller inom en processorganisation och det är inte alltid tydligt vem som har vilket ansvar.

Processägarens ansvar är kanske minst tydligt eftersom rollbeskrivningen kan se olika ut för olika verksamheter. En verksamhets storlek och komplexitet är en faktor som kan påverka processägarens ansvar och rollbeskrivning.

Vad definierar en processägare?

Det finns olika definitioner av begreppet processägare och processägarens ansvarsområden inom managementlitteratur har varierat genom åren, men en vedertagen definition är att ”processägarens ansvar är att göra processen ändamålsenlig, effektiv och flexibel”. Då dessa mål enbart kan kategoriseras som utvecklingsmål, så vill vi gärna lägga till att processen även bör har ett användningsmål: en etablerad process.

Processägarens fyra övergripande mål

Vad innebär då dessa begrepp? Kortfattat skulle man kunna beskriva dem såhär:

  • Ändamålsenlig process: Processen börjar i ett kundbehov och slutar i ett tillfredsställt kundbehov. Kunderna och deras olika behov, förväntningar och krav är identifierade och processen är utformad för att uppfylla dessa.
  • Effektiv process: Processen är designad för att med ett minimum av resurser tillfredsställa kundernas behov.
  • Flexibel process: Processen bör kunna anpassas (med en lämplig insats) för att tillfredsställa kundkrav som ändras över tid. Relaterat till processens flexibilitet är även huruvida processen är dokumenterad i lämplig omfattning och om processen är tillräckligt styrd eller ger medarbetarna tillräcklig frihet i sitt arbete.
  • Etablerad process: Den överenskomna processen används alltid av alla som bör använda den.

Vanliga aktiviteter för en processägare och processledare

När man gräver djupare i ovanstående ansvarsområden blir det tydligt att arbetet kan bli omfattande och kan kräva mycket tid av processägaren. I större organisationer är det därför vanligt att processägaren tar hjälp av en processledare och ibland ett processteam för att stödja arbetet. Man brukar då vanligen dela upp arbetet i strategiska och operativa aktiviteter, där de operativa aktiviteterna är mer tidskrävande över tid och vanligen delegeras ut till en processledare eller ett team. En uppdelning av ansvar per process i en större processorganisation kan se ut som följande:

Strategiska aktiviteter som utförs av processägaren

  • Tillämpa ett utifrån- och in perspektiv på processen, det vill säga se processen genom kundens ögon
  • Definiera processens strategi i överensstämmelse med organisationens övergripande strategi
  • Sätta ramar och visa riktning för den långsiktiga utvecklingen
  • Formulera mål för processen i sin helhet och, vid behov, delar av den
  • Ställa krav på stödjande system och resurser (bland annat personalkompetens) för maximal effektivitet och flexibilitet
  • Företräda processen i olika forum och sammanhang, exempelvis för att hantera gränsytor mellan processer och säkerställa samarbete mellan processägare
  • Etablera win-win samarbete med linjeorganisationen
  • Säkra ledningens engagemang och stöd

Operativa aktiviteter som utförs av processledare och processteam

  • Skapa stöd för och underlätta det dagliga arbetet i processen
  • Styra och delta i utvecklings- och underhållsarbetet av processen, bland annat genom att driva kartläggningsarbetet och analysera/konstruera om processen
  • Sprida processtänkandet i verksamheten
  • Säkra att eventuella förändringar/förbättringar av processen verkligen genomförs och att de anställda arbetar enligt de principer som formulerats
  • Driva arbetet med ständiga förbättringar framåt

Kom ihåg – om ni använder er av processledare eller processteam är det viktigt att processägaren alltid ansvarar för uppgifter på den strategiska nivån. Om en aktiv processägare saknas reduceras processledaren till en ganska obetydlig person som springer runt och uppdaterar kartor. Man tappar relevans och ses snarare som ett störningsmoment. Processägaren måste vara aktiv i sitt arbete för att processledaren eller teamet ska kunna utföra sina uppgifter väl.

Mer information

Läs mer om hur man skapar en fungerande processledning

Kontakta Sara Holmkvist, Sara.Holmkvist@trivector.se