Varför behöver man både aktiviteter och objekt i sin processkarta?

2019-10-21
Verksamhetsutveckling
Processer
Processkartläggning

En process består huvudsakligen av tre olika komponenter: objekt in, aktivitet(er) och objekt ut. Ibland uppstår viss förvirring till varför man inte bara kan använda ”aktiviteter” i sin processkarta. Är ”objekten” verkligen nödvändiga? Låt oss reda ut begreppen.

Processens symboler

Objekt in kallas även för ”trigger” och är det som startar aktiviteten eller processen.

Objekt ut kallas även för ”resultat” och är det som blir aktivitetens eller processens utfall.

Aktivitet är det som görs i processen som transformerar objekt in till objekt ut.

Det är alltså enbart i aktiviteterna som det händer någonting medan objekt in och objekt ut är statiska.

Såhär illustreras dessa symboler och deras relation till varandra.

I de flesta fall kan en aktivitets ”objekt ut” även bli ett ”objekt in” för en annan aktivitet, det vill säga ett resultat av en aktivitet triggar en annan aktivitet, se nedan.

Processkartor innehåller även fler symboler. I aktiviteterna kan man exempelvis ha symboler för olika roller. Dessa symboler visar vem som utför aktiviteten eller vem som ansvarar över den. Andra resurser eller IT-system är också exempel på symboler som du kan se i processkartor men för enkelhetens skull fokuserar vi i detta inlägg enbart på de tre huvudkomponenterna ovan.

Hur objekten hjälper oss

Ibland ser man kartor som helt eller delvis saknar objekt in och objekt ut. Det här resulterar ofta i att flödet blir sekventiellt oavsett om aktiviteterna faktiskt utförs efter varandra eller om de egentligen utförs parallellt.

I exemplet nedan visas en enkel process för ett vanligt flöde i mångas vardag. Vid första anblick ser kartan ungefärligt korrekt ut – det känns som ett logiskt flöde och det är sannolikt att aktiviteterna görs i denna ordning.

Om vi istället skulle lägga till objekt som visar hur aktiviteterna är länkade till varandra (vad som startar aktiviteten och vad resultatet blir), ser vi helt plötsligt att alla aktiviteter inte alltid görs enligt denna sekvens.

De ifyllda objekten illustrerar att processen börjar eller slutar med dessa. Bilden är ett exempel på en process och vi antar inte att allas middagsprocesser ser ut som denna.

 

Vissa aktiviteter, såsom att duka och laga mat, har ingen ordning som är beroende av varandra och ibland kanske man dukar parallellt med matlagningen (exempelvis vid väntan på att maten ska bli klar i ugnen). Matlådor görs enbart om det blir över rester från måltiden, och behovet för att säkra att vi har tillräcklig energi är egentligen inte relaterat till diskandet, utan disken är ett nytt behov som uppstår under processens gång som ett resultat av middagen. Objekten i vår processkarta hjälper oss att se helheten och vi kan enkelt se vilka aktiviteter som egentligen påverkar varandra och på vilket sätt. Arbetar vi enbart med aktiviteter är det lätt hänt att man lägger aktiviteter i ett sekventiellt flöde utan att stanna upp och ställa sig frågan ”Är det här verkligen en sann bild av hur flödet ser ut?”

Mer information

Är du intresserad av kunskapsutveckling inom processkartläggning så erbjuder vi kursen Kartlägga och dokumentera processer. Vi kan även hjälpa till och stödja i processkartläggningsprojekt.

Kontakt, Sara Holmkvist sara.holmkvist@trivector.se